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Dématérialiser les factures est un enjeu non négligeable de productivité pour ce qui est de l’entreprise. Outre que cette solution de nature innovante est encore peu répandue, elle n’est pas en manque d’arguments : coûts sujets à des diminutions (sur le plan des frais de traitement), cycle d’exploitation compressé, gain de temps et pilotage.

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Dématérialisation des factures : qu’est ce que c’est ?

Il y a deux manières par lesquelles la transition du format papier au format numérique peut se faire. Les solutions de dématérialisation sont:

La dématérialisation fiscale ; c’est avec signature électronique ou via EDI (Echange de Données Informatisées) que la facture est transmise au format électronique. S’affranchir des documents papier originaux est seulement possible par le biais de cette forme de dématérialisation, qui est assez rare. La dématérialisation simple ; la facture est transférée au format papier avant d’être numérisée par celui qui la reçoit, qui est obligé de garder en archive la facture format papier. Avec aux environs de 80 % des factures numériques pour ce qui est des PME, elle est de nos jours la forme de dématérialisation qui est la plus répandue. La dématérialisation fiscale ; c’est avec signature électronique ou via EDI (Echange de Données Informatisées) que la facture est transmise au format électronique. S’affranchir des documents papier originaux est seulement possible par le biais de cette forme de dématérialisation, qui est assez rare.

Ce procédé se révèle être un élément de stratégie pour l’amélioration des performances et la réduction des coûts pour les compagnies.

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D’abord, il donne la possibilité d’obtenir une meilleure productivité en évitant de mobiliser les employés sur des tâches qui réclament beaucoup de temps, et dont la valeur ajoutée n’est pas très importante : baisse de la quantité de saisies, mise sous archive des documents numériques plus efficiente, et recherche plus facile. On fait une approximation à 50 % en ce qui concerne le gain de productivité observé sur la saisie des factures. À cette productivité croissante s’additionnent des gains financiers réels :l’échange par voie électronique donne la possibilité de procéder à des économies en ce qui concerne les coûts non négligeables de mise sous pli, les frais de timbres et d’impression. La dépense moyenne associée à la facture se divise par 5 ; estimé à 20 € pour une facture papier (impression, saisie, papier, enveloppe, archivage), il n’est que de 4 € pour une e-facture.

Par ailleurs, l’administration électronique des factures se trouve être un gage de fiabilité ; Elle permet une bonne traçabilité (suivi de l’envoi, en plus d’un accusé de réception), la sécurité des échanges électroniques (le système de signature par certificat électronique) et une meilleure intégrité des données (en supprimant le risque d’erreurs pouvant être liées à la saisie manuelle). La mise en place de la lecture automatique des factures peut aider à renforcer encore plus la productivité dégagée. Tous les processus d’Achats (cycle achat-règlement fournisseur) peuvent être automatisés.